Através da experiência, os sistemas de gestão do conhecimento (KM) têm frequentemente demonstrado um valor limitado a longo prazo, o que se reflecte na baixa quantidade e qualidade dos sistemas emergentes que tendem a ser insustentáveis para as necessidades e funções organizacionais. Factores como a experiência do utilizador, os quadros teóricos, a inovação e a agilidade contínua nas operações do sistema impulsionaram a investigação no sentido da gestão da integração do sistema. A agilidade, muitas vezes ligada à teoria industrial ou de fabrico, realça a forma como os sistemas se tornaram cada vez mais comerciais e competitivos, mas ainda assim não cumprem as normas de qualidade que se adaptam às práticas de gestão do conhecimento. No entanto, a integração do conhecimento nas práticas de trabalho quotidianas oferece vantagens claras, nomeadamente ao permitir a tomada de decisões através da personalização e da contextualização. Esta análise do discurso utiliza o correio eletrónico como exemplo de um sistema de gestão sustentável.
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